Kundendaten, Rechnungen, E-Mails, Angebote und ganze Projekte liegen heute selbstverständlich in der Cloud. Gerade für kleine Unternehmen ist das praktisch und oft deutlich einfacher als ein eigener Server. Doch daraus entsteht ein gefährlicher Irrtum: Nur weil Daten in der Cloud liegen, sind sie noch lange nicht ausreichend gesichert. Eine zuverlässige Datensicherung kann im Ernstfall darüber entscheiden, wie schnell ein Unternehmen wieder arbeitsfähig ist.
Was passiert, wenn die Cloud morgen ausfällt?
Microsoft 365, Google Workspace, Dropbox und zahlreiche Branchenlösungen haben die tägliche Arbeit enorm vereinfacht. Daten stehen im Büro, im Homeoffice und unterwegs zur Verfügung. Speicher, Infrastruktur und einen großen Teil der Technik übernimmt der Anbieter. Das schafft Komfort und gleichzeitig aber auch Abhängigkeit. Deshalb lohnt sich eine einfache Frage: Was passiert, wenn wir morgen nicht mehr auf unseren Cloud-Dienst zugreifen können? Wie real dieses Szenario sein kann, zeigt ein aktueller Fall aus den USA. Ein öffentlich-rechtlicher Fernsehsender kämpft dort um den Zugriff auf rund 50 Terabyte Archivmaterial aus 70 Jahren TV Geschichte, nachdem ein beauftragter Cloud-Dienstleister seinen Betrieb wegen Insolvenz einstellen musste.
Datensicherung schützt auch kleine Unternehmen
Natürlich verfügen die wenigsten kleinen Betriebe über Archive mit 50 Terabyte. Doch für die Folgen eines Datenverlusts spielt die Menge kaum eine Rolle. Was passiert, wenn am Montagmorgen die Buchhaltung nicht erreichbar ist? Wenn Kundenakten fehlen, Konstruktionszeichnungen verschwunden sind oder Mitarbeiter nicht mehr auf laufende Projekte zugreifen können? Bereits wenige Stunden ohne geschäftskritische Daten können Abläufe empfindlich stören. Dauert der Ausfall länger, können Aufträge, Termine und Kundenbeziehungen betroffen sein. Die Insolvenz eines Cloud-Anbieters ist dabei nur ein mögliches Szenario. Konten können gesperrt oder kompromittiert werden, Mitarbeiter versehentlich Dateien löschen und Schadsoftware Daten beschädigen. Auch technische Störungen beim Anbieter lassen sich nicht ausschließen.
Datensicherung ist mehr als Synchronisation
Einer der wichtigsten Punkte wird im Alltag leicht übersehen: Synchronisation und Datensicherung sind nicht dasselbe. Cloud-Dienste sorgen in erster Linie dafür, dass Dateien auf unterschiedlichen Geräten verfügbar und auf demselben Stand sind. Das ist praktisch, kann im Problemfall aber zum Nachteil werden. Wird beispielsweise eine Datei versehentlich gelöscht, kann diese Änderung automatisch auf andere verbundene Geräte übertragen werden. Je nach Anbieter und Aufbewahrungsfrist lässt sich die Datei möglicherweise wiederherstellen. Bei geschäftskritischen Informationen sollte sich ein Unternehmen darauf jedoch nicht allein verlassen. Eine echte Datensicherung sollte deshalb unabhängig vom produktiv genutzten Cloud-System funktionieren.
Datensicherung nach der 3-2-1-Regel
Eine bewährte Orientierung bietet die 3-2-1-Regel:
- Wichtige Daten sollten in drei Exemplaren vorhanden sein.
- Sie sollten auf mindestens zwei unterschiedlichen Speichersystemen liegen.
- Mindestens eine Kopie sollte räumlich oder technisch getrennt aufbewahrt werden.
Für kleine Unternehmen kann das beispielsweise bedeuten, dass Geschäftsdaten im verwendeten Cloud-Dienst liegen, zusätzlich durch eine unabhängige Backup-Lösung gesichert werden und eine weitere Kopie getrennt davon aufbewahrt wird. Entscheidend ist die Unabhängigkeit: Ein Problem beim Hauptanbieter darf nicht gleichzeitig sämtliche Sicherungen betreffen.
Datensicherung regelmäßig auf Wiederherstellung testen
Daten zu sichern ist nur die halbe Arbeit. Unternehmen sollten auch regelmäßig prüfen, ob sie diese tatsächlich wiederherstellen können. Denn im Ernstfall zählt nicht, dass irgendwo ein grünes Häkchen neben „Backup erfolgreich“ steht. Entscheidend ist, wie schnell Rechnungen, Kundendaten oder Projektdateien wieder verfügbar sind. Zu einer vernünftigen Datensicherung gehört deshalb immer auch ein regelmäßiger Wiederherstellungstest.
Wichtige Fragen an den Anbieter
Neben der Technik sollten Unternehmen die Bedingungen ihres Cloud-Anbieters kennen. Einige Fragen sind besonders wichtig: Können sämtliche Daten exportiert werden? In welchem Format? Wie lange bleiben sie nach einer Kündigung verfügbar? Was geschieht, wenn der Anbieter seinen Dienst einstellt? Und wie lange würde es dauern, mit den vorhandenen Sicherungen wieder arbeitsfähig zu sein? Wer darauf keine Antwort hat, kennt einen wichtigen Teil seines eigenen Geschäftsrisikos nicht.
Die Cloud allein reicht nicht
Cloud-Dienste sind für kleine Unternehmen eine enorme Erleichterung. Das Problem ist nicht die Cloud. Problematisch wird es, wenn ein Betrieb davon ausgeht, dass Daten dort automatisch gegen jedes denkbare Szenario abgesichert sind. Deshalb sollte die entscheidende Frage nicht nur lauten: Wo liegen unsere Daten? Sondern: Können wir morgen weiterarbeiten, wenn wir plötzlich nicht mehr darauf zugreifen können? Wer diese Frage mit einem überzeugten Ja beantworten kann, hat bei seiner Datensicherung schon vieles richtig gemacht.
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