Onboarding im Unternehmen verbessern statt neu erfinden

Ein Unternehmen wächst, die Auftragslage steigt – eigentlich ein gutes Zeichen. Doch genau in dieser Phase zeigen sich häufig strukturelle Schwächen. So auch bei einem Kunden, der mit einer klaren Beobachtung auf mich zukam: „Wir müssen seit einem Jahr vermehrt einstellen – und seitdem läuft jeder Bewerbungsprozess anders.“ Was bedeutet ‚Onboarding im Unternehmen verbessern‘ also wirklich?

Das Unternehmen selbst beschreibt die Situation als Onboarding-Problem. Neue Mitarbeitende kündigen teilweise schon nach kurzer Zeit wieder, weil sie sich nicht richtig abgeholt fühlen. Gleichzeitig ist das Unternehmen eigentlich gut organisiert und verfügt über zahlreiche Systeme, Schulungsvideos und Wissensdatenbanken. Das Wissen ist also vorhanden – nur kommt es bei neuen Mitarbeitenden nicht zuverlässig an.

Onboarding im Unternehmen verbessern beginnt im Bewerbungsprozess

Gemeinsam haben wir zunächst analysiert, was ein neuer Mitarbeitender vom ersten Kontakt bis zu den ersten Wochen im Unternehmen eigentlich benötigt.

Der erste Ansatzpunkt war der Bewerbungsprozess: Wo gehen Bewerbungen ein? Wer führt Gespräche? Wann erhält der Bewerber einen Vertragsentwurf? Welche Informationen müssen mitgegeben werden? Für die Personalabteilung war diese Struktur neu. Das Unternehmen ist bekannt für langjähriges Stammpersonal – Einstellungsprozesse wurden in den letzten Jahren kaum benötigt. Viele Abläufe existierten deshalb nur implizit.

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Eine Checkliste für Personalabteilung und Fachabteilungen wurde schnell akzeptiert.
Doch bereits beim ersten Punkt zeigte sich das eigentliche Problem: Bewerbungen gingen an unterschiedlichen Stellen ein. Einige Führungskräfte erhielten Bewerbungen direkt und vereinbarten sofort Gesprächstermine. Die Absicht war gut – sie wollten schnell reagieren. Doch wenn schon der erste Schritt unterschiedlich läuft, können auch die folgenden Prozesse nicht stabil funktionieren.

Warum Onboarding im Unternehmen verbessern klare Erwartungen braucht

Eine weitere zentrale Frage lautete: Was erwarten wir eigentlich von neuen Mitarbeitenden? Auch hier gingen die Meinungen auseinander. Der Grund war schnell gefunden – für viele Positionen existierten keine klaren Arbeitsplatzbeschreibungen.

Neue Mitarbeitende erhielten deshalb je nach Team und Ansprechpartner unterschiedliche Informationen. Die Qualität der Einarbeitung hing stark davon ab, mit welchem Kollegen sie zusammenarbeiteten.

Die Folge: Die Einarbeitung funktioniert gut, wenn die persönliche Zusammenarbeit passt – und schlecht, wenn nicht. Unsicherheiten entstehen und Produktivität verzögert sich.

Wenn Wissen an Personen statt an Strukturen hängt

In vielen Unternehmen existiert Wissen – aber nicht dort, wo es gebraucht wird. Abläufe sind bekannt, aber nicht dokumentiert. Entscheidungen werden getroffen, jedoch nicht nachvollziehbar festgehalten.

Neue Mitarbeitende orientieren sich deshalb an einzelnen Personen statt an klaren Strukturen. Dadurch entstehen Abhängigkeiten: Fragen landen immer bei denselben Mitarbeitenden und Einarbeitungszeiten verlängern sich unnötig. Fehler entstehen dabei selten aus Unfähigkeit – sondern aus fehlender Information.

Mein Fazit: Klarheit schlägt zusätzliche Maßnahmen

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Neue Mitarbeitende bringen kein Chaos ins Unternehmen – sie machen bestehende Schwächen sichtbar.
Wer Onboarding nachhaltig verbessern möchte, braucht keine zusätzlichen Meetings oder immer neue Dokumente.

Häufig sind es die kleinen, scheinbar selbstverständlichen Punkte, die den Unterschied machen:
– Klarheit über Erwartungen
– klare Strukturen für Abläufe
– einheitliche Richtlinien für alle Beteiligten

Diese Strukturen dürfen nicht starr sein. Sie sollen Orientierung geben, ohne Mitarbeitende einzuschränken.
Ein sinnvoll eingesetztes Qualitätsmanagementsystem schafft genau diese Grundlage: für klare Prozesse, schnellere Einarbeitung und stabile Zusammenarbeit.

Mehr Impulse zum Thema, wie mit Einfachheit einheitliche Strukturen geschaffen werden können, findet ihr in unserer Community.

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