Wissenssicherung im Unternehmen bei Generationenwechsel

Babyboomer gehen – und niemand merkt, was wirklich verloren geht

In meiner Arbeit mit Unternehmen begegnet mir derzeit besonders häufig ein Thema: der Generationenwechsel. Viele Mitarbeitende aus der Babyboomer-Generation verabschieden sich schrittweise in den Ruhestand – manchmal leise, manchmal mit großem Abschied. Allzu oft verlassen sie das Unternehmen jedoch ohne klar geregelte Übergabe ihres Wissens.
Wissenssicherung im Unternehmen wird dadurch zu einer zentralen Aufgabe, wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen.

Zwar stehen Nachfolgerinnen und Nachfolger bereit, doch zwischen den Generationen liegen nicht nur Altersunterschiede. Unterschiedliche Sichtweisen auf Arbeit, Verantwortung und Abläufe erschweren den Übergang zusätzlich. Vor allem aber fehlt häufig eines: gesichertes, strukturiertes Wissen.

Denn mit den Menschen verlässt auch ihr Wissen das Unternehmen. Das geschieht weder aus Absicht noch aus Nachlässigkeit, sondern weil niemand es rechtzeitig sichtbar, nachvollziehbar und zugänglich gemacht hat.

„Das ist doch selbstverständlich“ – und genau das ist das Problem

Im direkten Austausch werden Wissensverluste oft erst erkennbar. ©Stieglerfotografie

Viele Babyboomer arbeiten seit 20, 30 oder sogar 40 Jahren im selben Unternehmen. Stelle ich ihnen die Frage, was ihre Nachfolger unbedingt wissen sollten, höre ich oft Sätze wie:
„Das ist doch ganz logisch.“
„Das habe ich immer so gemacht.“

Hier zeigt sich die eigentliche Herausforderung. Was über Jahrzehnte zur Routine geworden ist, läuft heute unbewusst ab. Entscheidungen entstehen intuitiv, Warnsignale werden früh erkannt und Abkürzungen selbstverständlich genutzt. Für neue Mitarbeitende bleibt dieses Wissen jedoch unsichtbar. Für sie ist es weder logisch noch selbstverständlich.

Der stille Wissensverlust – warum Wissenssicherung im Unternehmen so wichtig ist

Die Folgen machen sich selten sofort bemerkbar. Erst Wochen oder Monate später geraten Prozesse ins Wanken. Einarbeitungen ziehen sich in die Länge, Entscheidungen verzögern sich und Fehler treten genau dort auf, wo zuvor alles reibungslos funktionierte.

Besonders kritisch wird die Situation, wenn Schlüsselpersonen ohne strukturierte Übergabe ausscheiden. Zwar existieren Prozesse auf dem Papier, doch sie greifen nicht mehr zuverlässig. Das entscheidende Erfahrungswissen fehlt. Auf diese Weise entwickelt sich Wissen schleichend zu einem unternehmerischen Risiko – oft unbemerkt.

Genau hier zeigt sich, warum Wissenssicherung im Unternehmen kein „Nice-to-have“ ist, sondern ein entscheidender Faktor für stabile Abläufe.

Wie Wissenssicherung im Unternehmen gelingt wenn Wissen nicht mehr an Personen hängt

Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen zeigt sich dieser Effekt besonders deutlich. Gleichzeitig macht die Praxis klar: Wissensverlust ist kein unvermeidbares Schicksal. Mit einem sinnvoll aufgebauten Qualitätsmanagementsystem sichern Unternehmen Erfahrung, strukturieren sie und machen sie langfristig nutzbar.

Ein wirksames QMS unterstützt den Arbeitsalltag, macht Wissenssicherung im Unternehmen alltagstauglich und dient nicht nur Audits. Es beschreibt Prozesse verständlich, regelt Verantwortlichkeiten eindeutig und dokumentiert Abläufe nachvollziehbar. Unternehmen lösen Wissen aus einzelnen Köpfen und stellen es der gesamten Organisation zur Verfügung.

Erfahrungswissen sichtbar machen

Der Prozessturtle als Werkzeug zur Sichtbarmachung von Erfahrungswissen

Der Name sorgt zunächst oft für ein Schmunzeln: der Prozessturtle. Hinter der ungewöhnlichen Bezeichnung verbirgt sich jedoch ein äußerst wirksames Werkzeug zur Wissenssicherung.

In Gesprächen mit ausscheidenden Mitarbeitenden setze ich den Prozessturtle gezielt ein. Statt abstrakt über Prozesse zu sprechen, erarbeiten wir gemeinsam alle relevanten Aspekte eines Ablaufs. Dabei klären wir, welcher Input benötigt wird und welches Ergebnis entstehen soll. Wir definieren Verantwortlichkeiten, benennen notwendige Qualifikationen, Ressourcen und Hilfsmittel und identifizieren typische Fehlerquellen sowie Risiken. Abschließend legen wir fest, woran sich ein gut funktionierender Prozess erkennen lässt.

Gerade in diesen Gesprächen wird viel implizites Wissen sichtbar – Wissen, das über Jahre selbstverständlich wurde und deshalb nie dokumentiert war. Die schildkrötenförmige Struktur stellt sicher, dass keine Aspekte verloren gehen und Zusammenhänge übersichtlich bleiben. Nachfolger erhalten so ein klares, visuelles Prozessbild, das Orientierung gibt und Sicherheit schafft.

Auf diese Weise überführen Unternehmen Erfahrungswissen Schritt für Schritt aus individuellen Routinen in ein gemeinsames System – klar, strukturiert und dauerhaft verfügbar. Genau darin liegt der eigentliche Mehrwert von Qualitätsmanagement: Es schafft nicht nur Ordnung, sondern stärkt aktiv die Stabilität und Zukunftsfähigkeit von Organisationen.

Der Generationenwechsel und der Umgang mit Erfahrungswissen beschäftigen derzeit viele Unternehmen. In meiner Community vertiefe ich diese Themen regelmäßig im Format „easy going in 60 min“. Dort teile ich Praxisbeobachtungen aus aktuellen Projekten und zeige, wie sich Wissenssicherung konkret und alltagstauglich umsetzen lässt. Der Austausch richtet sich an alle, die ihre Organisation langfristig stabil und zukunftsfähig aufstellen möchten.